当组织规模日益扩张时，公司内部资源的管理和定位就日趋重要。试想一下公司在10个城市有分支机构，而每个分支平均拥有10个会议室，而公司的会议室资源通过Exchange的会议室邮箱功能来进行管理和调度，那么在Exchange的通讯录里就会出现100个会议室。每次开会时，会议发起者在创建会议邀请，并查询可用会议室的时候，工作就会变得十分繁琐。Outlook会列出100个会议室供选择，而实际上其中的90个都是在其他城市，根本无需在列表中出现。
有什么方法可以避免这种情况出现，对会议室资源进行有效的管理呢？Exchange Server 2010提供了“会议室列表”功能，与Outlook 2010的“会议室查找工具”相结合，就能够实现对会议室的定位和使用。
当启用了会议室列表功能后，会议发起者在Outlook 2010中编辑会议邀请时，可以利用会议室列表，只查找指定位置的会议室使用情况。
参考右边的图片。首先，用户选择一个办公地点，Outlook将会列出该办公地点中的会议室信息；然后用户选择其中的一个会议室，就能够获取该会议室的占用情况；最后，选择一个空闲的会议室来使用。
Exchange Server 2010中的会议室列表功能，其实是利用组的方式对Exchange中的会议室进行分类，按照一定的规则，例如：位置、设施情况及容量等，把会议室放到不同的通讯组里，在指定这个组的属性是“会议室列表”。需要注意的是，如果希望把一个通讯组指定为会议室列表，那么这个通讯组中的所有成员都必须的会议室对象。
首先，创建出一个通讯组，并保证通讯组中的所有成员都必须的会议室对象。
然后，在Exchange的命令行窗口中输入以下命令：
Set-DistributionGroup Meetingroom_List_Name –roomlist
运行完该命令后，从Exchange的管理控制台中，可以看到这个通讯组的图标已经更改。并且类型也更改为“Room list”了。
最后，需要更新脱机通讯录并确保Outlook能够成功下载。这样，就可以在Outlook 2010中使用会议室列表功能了。
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