悉数PST的四宗罪

  自Exchange2010开始,邮箱服务器为用户提供归档邮箱,以期望可以替代过往很多用户“深爱”的PST本地归档功能。但是同时,Outlook2010和Outlook2013又放宽了对pst文件的大小限制(从原先的20G提高的50G)。这在很多用户看来,是对本地归档功能的强化,但其实只是对于服务器邮箱归档以及大邮箱趋势的一个补充办法。
下面让我来看下,PST本地归档的斑斑劣迹:
1. 安全性低。PST作为个人存档,很多用户倾向把所有私密的东西往PST上放,包括一些非常敏感的往往还不加密的公司信息,从财务报表到新产品演示文档再到公司资产评估。如果笔记本遗失了–甚至是一个存有PST文件的优盘丢失了–上述信息将马上暴露出来,哪怕pst文件是加了密的。因为PST文件的结构就是不安全的,公网上的破解PST工具比比皆是。只要密码被攻破,任何一个outlook用户都可以访问到这个PST里的所有信息。

2. 不能被搜索。这点很明显,由于PST上的信息并不在公司的邮箱服务器上,所以一旦导出到PST,这些邮件对于公司而言就“隐形”了。当然如果只是些个人信息或者与搜索条件无关的肯定无所谓,但是一旦牵扯到企业纠纷,而某些重要邮件在服务器上找不到,那就是相当大的代价了。

3. 不能应用策略。 许多公司有数据保留策略,即当被删除的文档或邮件超过一定时间就自动从存储上清除。这个时长可以自定义,主要取决于文档的类型。但是一旦用户将数据导出到PST,公司就无法对这些数据统筹保留策略。

4. 数据丢失的风险。笔记本的硬盘往往比较容易遭受硬件故障。如果用户不经常备份数据,任何形式的硬盘故障都会使他们面临数据丢失,从而面临巨大损失。

当然Exchange的归档邮箱也并非十全十美,有些限制也会阻碍邮箱的部署,例如:
1. 你不能将一个归档邮箱转移给另一个主邮箱。如果某个用户离职了然后删除了主邮箱,归档邮箱也将被一起删除。你可以将归档邮箱(连同主邮箱)数据导出到PST然后再倒入到另一个用户的归档邮箱。

2. 你不能将归档邮箱的某部分数据转移或复制到另一个邮箱。比如说,某个用户需要接管一个项目,这个项目之前的相关邮件都在另一个用户的归档邮箱里。与上述情况相同,处理方法是将这部分邮件导出到PST,然后再导入到新用户的邮箱。需要指出的是,站点邮箱或者公用文件夹可以用来保留供多个项目组成员共享的邮件。

3. 你不能为归档邮箱下的某级目录设置访问控制列表。有对某一归档邮箱完全控制权限的用户即对其下所有文件夹有完全控制权限。

4. 手机用户无法访问归档邮箱,包括Mac上的outlook。由于移动办公越来越普及,这对于一些用户来说可能是很大的问题

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现有 2 条评论

  1. 游客 2015年7月29日 下午3:47

    请问,如果个人邮箱存储满了,该怎么办,邮件不能删,只能保存到本地的pst文件中吗。

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