Exchange日常管理之二十一:管理邮件归档

在exchange 2010的版本中,提供了新personal article的功能,这样可以让我们集中管理和设置用户的归档邮件。我们知道在exchange以前的版本,如果想实现邮件很好的集中存档,需要借助第三方的归档产品,比如symantec、mimosa等。而如果我们借助outlook的PST个人文件夹的功能进行邮件归档的话,又不方便我们的集中管理和策略配置。如果使用outlook的归档功能,将存在下面的缺点:

下面框中文字来自technet

  • 非托管文件 通常 .pst 文件由用户创建,并驻留在用户计算机或网络共享中。它们不由组织管理。因此,用户可以创建若干包含相同或不同邮件的 .pst 文件,并将其存储在不同位置,而不受组织控制。
  • 发现成本增加 诉讼以及某些业务或法规要求有时会产生发现请求。查找驻留在用户计算机上的 .pst 文件中的邮件数据可能会非常消耗人力。因为跟踪非托管 .pst 文件可能很困难,所以在很多情况下可能无法发现 .pst 数据。这可能会使组织面临法律和财务风险。
  • 无法应用邮件保留策略 邮件保留策略无法应用于 .pst 文件中的邮件。因此,组织可能不符合业务规定或适用法规。
  • 数据失窃风险 存储在 .pst 文件中的邮件数据容易受到数据窃贼的攻击。例如,.pst 文件通常存储在便携式设备(例如便携式计算机、可移动硬盘驱动器)和便携式媒体(例如 USB 驱动器、CD 和 DVD)中。
  • 邮件数据的分段视图 将信息存储在 .pst 文件中的用户不会获得其数据的统一视图。存储在 .pst 文件中的邮件通常仅在 .pst 文件所在的计算机上可用。因此,如果用户使用其他计算机上的 Outlook Web App 或 Outlook 访问其邮箱,无法访问存储在其 .pst 文件中的邮件。

而对于exchange的个人存档功能,则对上面的缺点进行了改进和增强:

在 Microsoft Exchange Server 2010 中,个人存档向用户提供了一个存储历史邮件数据的备用存储位置。个人存档是对邮箱用户启用的其他邮箱(称为存档邮箱)。Outlook 2010、Outlook 2007 和 Outlook Web App 用户可以无缝访问其存档邮箱。通过使用其中任意一个客户端应用程序,用户可以查看存档邮箱,并在其主邮箱和存档邮箱之间移动或复制邮件。个人存档向用户提供一致的邮件数据视图,省去了管理 .pst 文件所需的用户开销。不使用 .pst 文件可大大降低组织对前面部分中概述的风险的暴露程度。

Exchange 2010 Service Pack 1 (SP1) 中,您可以在某用户的主邮箱所处的邮箱数据库、相同邮箱服务器上的其他邮箱数据库或相同 Active Directory 站点的其他邮箱服务器上的邮箱数据库上设置该用户的个人存档。这为使用分层存储体系结构以及在不同的存储子系统(如近线存储)上存储存档邮箱提供了很大的灵活性。在跨界 Exchange 2010 部署中,还可以为位于内部部署邮箱服务器上的邮箱设置基于云的存档。

对于exchange 2010的归档来说,我们既可以将用户邮件归档到服务器的同一个邮箱数据库,也可以归档到同一服务器的另外一个数据库,或者不同服务器的数据库中,实现归档邮件的安全统一存储,如图所示

设置存档邮箱

了解exchange的存档邮箱之后,其实当你为用户启用存档的时候,你会发现启用的过程是非常简单的,下面我们就来简单看看如何为用户启用存档邮箱。

如果为某个用户启用存档,只需要右击该用户,选择【启用存档】,如图所示

注意:如果启用多个用户的存档,可以在管理控制台选中多个用户,也可以使用powershell的方式。

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选择创建本地存档,然后选择要放置存档数据的数据库,如图所示

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启用存档之后,可以为存档设置一个名称,如图所示

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还可以设置存档配额限制,如图所示

设置存档配额可以更好地限制用户对存档的使用

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设置存档配额限制,已经达到多大的容量时对用户进行警告,如图所示

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当设置完成后,可以在该用户的邮箱中看到一个存档邮箱,如图所示

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如果想访问归档邮箱的话,可以通过outlook 2010、outlook 2007、OWA的方式来进行,不能使用outlook 2003、activesync。

另外也可以通过powershell的方式来创建和管理归档,也可以做保留策略来更好地进行管理。

参考:http://technet.microsoft.com/zh-cn/library/dd979795.aspx

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