Exchange日常管理之二十三:开启邮箱的诉讼保留功能

假如公司内部存在这样的需求:如何针对某一特定人员完整保存它的所有邮件信息,以避免日后发生法律方面的纠纷?

其实通过exchange 2010的诉讼保留功能即可以轻松实现。

在默认情况下,用户删除的邮件会被放置到“已删除邮件”文件夹,当邮件被用户从“已删除邮件”文件夹删除后,邮件也不会彻底消失,邮件会被放置到一个“可恢复项目”的隐藏文件夹中,并且默认保留14天之后自动清除。但我们为用户启用该功能后,这些过了保留期限的邮件项目也会得到保存。

该功能会保留所有的邮件项目,包含电子邮件信息,语音邮件,日历项目,工作项目等。

当诉讼保留功能启用后,相关的用户一样可以从邮箱中删除任何邮件项目,但是这些邮件项目会继续保留在exchange数据库中。而且如果用户在诉讼保留的邮箱中变更邮件项目的属性。系统也会在隐藏的系统文件夹中保留项目变更前的副本。

如果希望某个法规人员可以为用户设置诉讼保留功能,那么该人员必须属于discovery management角色组的成员,下面我们假设用户zengchuixin是法规人员,为了正常让zengchuixin可以执行诉讼保留,需要将该用户加入到组中。

首先用exchange的超级管理员登陆ECP管理界面,如图所示

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将zengchuixin添加到discovery management组中,如图所示

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下面我们就可以用zengchuixin登陆ECP控制面板开启和设置用户的诉讼保留功能了,如图所示

Win08R2-AD-2012-04-02-15-36-05

默认情况下,用户的诉讼保留功能是禁用的,如图所示

Win08R2-AD-2012-04-02-15-36-34

开启该用户的诉讼保留功能并设置描述信息,如图所示

Win08R2-AD-2012-04-02-15-38-16

系统提示我们,设置需要60分钟以后才能生效,如图所示

Win08R2-AD-2012-04-02-15-38-25

如果希望刚才设置的功能马上生效,可以执行下面的命令,如图所示

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诉讼保留功能设置完成后,如果想知道当前企业环境中有哪些用户已经启用了诉讼保留,可以用超级管理员登陆ECP,在下面的界面选择“运行诉讼保留报告”,如图所示

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除了使用ECP之外,还有一种比较便捷的启用该功能的方式,在用户邮箱属性的邮件记录管理属性中进行设置,如图所示

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设置完成后,可以用户的outlook中查看,如图所示

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