Exchange 2013 邮件记录管理

“邮件记录管理”(MRM) 是 Microsoft Exchange Server 2013 中的记录管理技术,可帮助组织管理电子邮件生命周期并降低与电子邮件有关的法律风险。部署 MRM 可通过以下几种方式帮助您的组织:
满足业务要求   根据贵组织的邮件策略,您可能需要将重要的电子邮件保留一段时间。例如,用户邮箱可能会包含与业务策略、事务、产品开发或客户交互相关的关键邮件。
满足法律和法规要求   许多组织都具有法律或法规要求,以将邮件存储一段指定时间并在超过该时间段后删除邮件。存储邮件的时间超过所需时间可能会增加组织的法律或财务风险。
提高用户工作效率   如果不进行管理,则用户邮箱中数量不断增加的电子邮件也可能会影响用户工作效率。例如,尽管新闻稿订阅和自动通知在用户收到时可能具有信息价值,但用户在阅读之后(通常他们从不阅读)可能并没有将其删除。许多这类邮件过几天后便没有保留价值。使用 MRM 删除此类邮件有助于减少用户邮箱中的信息混乱状况,从而提高工作效率。
改进存储管理   由于免费客户电子邮件服务所推动的预期,许多用户会将旧邮件保留较长时间,或是从不删除邮件。大型邮箱助长了这一标准操作,不应基于限制性邮箱配额来强制用户更改其工作习惯。但是,邮件的保留时间超过由于业务、法律或法规原因而需要保留的时间也会增加存储成本。
Exchange 2013 中的 MRM
在 Exchange 2013(以及在 Exchange 2010 中)中,MRM 通过使用保留标记和保留策略来实现。该版本使用保留标记将保留设置应用于整个邮箱和默认邮箱文件夹(如“收件箱”和“已删除邮件”)。还可以创建和部署保留标记,Outlook 2010 及更高版本和 Outlook Web App 用户可以使用这些保留标记应用于文件夹或各个邮件。创建之后,可将保留标记添加到保留策略,然后将该策略应用于用户。托管文件夹助理是在 Exchange 2013 邮箱服务器上运行的邮箱助理,可处理邮箱并应用用户保留策略中的保留设置。
当邮件达到适用保留标记中指定的保留时间时,托管文件夹助理会采取标记指定的保留操作。然后,您可以永久删除邮件,也可在删除时保留恢复邮件的功能。如果已为用户设置存档,则您还可以使用保留标记将项目移动到用户的就地存档。
Exchange 2013 中的 MRM 策略
可以使用保留策略对整个邮箱或特定的默认文件夹强制执行基本邮件保留。尽管部署 MRM 的策略多种多样,但我们在本文中仅阐述几种最常见的策略:
在指定时间段后删除所有邮件。在此策略中,您将实施一种在指定时间段后删除所有邮件的 MRM 策略。在此策略中,不对邮件进行分类。可以通过为邮箱创建单个默认策略标记 (DPT) 来实现此策略。但是,这并不确保在指定时间段内保留邮件。用户仍可以在到达保留期之前删除邮件。
根据文件夹位置删除邮件。在此策略中,您将根据电子邮件位置实施 MRM 策略。例如,您可以指定收件箱中的邮件保留一年,“垃圾邮件”文件夹中的邮件保留 60 天。可以对要为其配置的每个默认文件夹使用保留策略标记 (RPT) 并对整个邮箱使用 DPT,通过这种结合使用来实现此策略。DPT 适用于未应用 RPT 的所有自定义文件夹和所有默认文件夹。
允许用户对邮件进行分类。在此策略中,您将为所有邮件实施包括基线保留设置的 MRM 策略,但允许用户根据业务要求或法规要求对邮件进行分类。在这种情况下,用户将成为记录管理策略的重要部分,因为通常只有用户最了解邮件的保留价值。
保留用于电子数据展示的邮件。在此策略中,您实施 MRM 的策略会将超过指定时间段的邮件从邮箱中删除,但同时会将其保留在用于In-Place eDiscovery的“可恢复的项目”文件夹中,即使用户或其他进程已删除这些邮件也不例外。
在 Exchange 2013 中,可以使用保留策略和就地保留的组合来满足此要求。保留策略会在指定时间段之后将邮件从邮箱中删除。基于时间的就地保留会保留在该时间段之前删除或修改的邮件。例如,若要将邮件保留七年,创建的保留策略可以包含在七年后删除邮件的 DPT 以及将邮件保留七年的就地保留。用户未删除的邮件会在七年之后删除;用户在满七年之前删除的邮件会在“可恢复的项目”文件夹中保留七年。
将邮件移动到存档邮箱。在此策略中,您实施的 MRM 策略会将邮件移动到用户的存档邮箱中。存档邮箱为用户提供额外存储空间来维护旧内容和很少访问的内容。可移动项目的保留标记也称为“归档策略”。在同一保留策略中,可以将 DPT 与个人标记进行组合以移动项目,并将 DPT、RPT 和个人标记进行组合以删除项目。
在 Exchange 2013 中,MRM 提供的灵活性使您可以实现最符合组织要求的记录管理策略。清楚了解 MRM、就地存档和就地保留之后,便有助于您实现管理邮箱存储和满足法规保留要求的目标。
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