Office 365 用户指引(三)Exchange Online 邮件功能介绍

1) 如何创建新邮件

需要创建新邮件的时候,点击主页面左上角的新邮件图标

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主页面的右侧邮件内容区会切换为新邮件纂写页面

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可以在收件人栏中添加密件抄送地址

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当在收件人栏中输入部分收件人信息时,系统会自动匹配您的联系人列表,显示出推荐的收件人,或者是模糊搜索完整企业通讯录

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你可以对邮件文本内容进行轻量级编辑

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邮件内容编辑完成后点击左上角的发送按钮,完成新邮件的创建以及发送操作

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在纂写新邮件的任意时刻离开当前页面,或者打开其他邮件,当前编辑内容都会保存在草稿中。下次只需点击草稿栏就能看到之前未完成的邮件

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OutLook Online 设定选项

在Outlook界面点击用户名右端的齿轮图标下的选项,进入Outlook Online的详细设定菜单

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详细选项分为8个不同分类

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2) 账户设定

在账户页面,详细显示了当前账户的信息,以及邮箱空间使用情况

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如需更改当前账户信息,点击下方的编辑信息…

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在账户页面中,点击已连接账户可以让你在一个收件界面中管理所有的个人邮箱

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你可以点击添加按钮,把个人的其他邮箱连接进来

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自动搜索邮箱设定后,就完成了邮箱的连接

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连接了多账户后,就需要对默认答复地址做出设定

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3) 组织邮件选项

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在组织邮件选项栏下,你可以分别对收件箱规则\自动答复\送达报告\保留策略做出设定

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你可以对个人收件箱中的送达邮件做出个人规则

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实例应用设定演示:

做为企业的业务部门主管,需要对部门下属所有的其他公司人员往来邮件进行归类,以便后期追溯使用。那么就能通过一下的简单设定完成此功能:

第一步:行政命令所有部门下属发出的业务邮件必须抄送部门主管邮箱

(为了防止行政命令不能很好落实,或是下属在实际操作中漏了抄送,可以通过Exchange后台管理员把秘密抄送功能加入,如需了解更多,请与贵公司的O365管理员联系)

第二步:创建用于送达邮件的新规则

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根据您实际情况在红框中的条件进行选择

第三步:完成以上设定后,业务员A与业务员B的所有往来邮件就能自动归档至

您收件箱下的:业务员A与业务员B往来邮件文件夹下

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自动答复选项

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当您需要外出,或者不方便及时回复邮件时,可以通过自动答复选项设定完整的自动答复时间与内容

4) 送达报告

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当您开启了送达报告功能,可以在送达报告选项下搜索所有的送达报告

5) 保留策略

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保留策略可以让您在收件箱中对邮件做出快速保留设定,以符合公司的财务、法务要求

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6) 组选项

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组选项中分为两块

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当前账户所属的通讯组和此账户自己创立的通讯组

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点击新建通讯组按钮,可以有效地对多人邮件往来进行分组

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创建通讯组完成后,双击任意建立的通讯组,可以对通讯组进行详细设定

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7) 站点邮箱

站点邮箱使您和您的团队可以在单个位置保存和访问共享项目中的所有内容。

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8) 设定

在设定界面你可以详细设置此邮箱的细节

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组织或允许

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你可以根据企业实际情况选择阻止某些发件人的邮件,或是某些企业的邮件

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